Telefonieren auf Englisch, aber wie?

Telefondolmetscher lingoking Die meisten Menschen finden es schwierig Telefongespräche in einer Fremdsprache zu führen. Das ist leicht nachvollziehbar, denn um sich nicht völlig zu blamieren, ist eine gute Vorbereitung das allerwichtigste. Das spart Zeit und vor allem Nerven. Der erste Eindruck zählt. Ein Stottern oder nervöses Auftreten kann dem Gegenüber einen unseriösen Eindruck vermitteln. Es ist also wichtig, dass man sich wohl fühlt und sich perfekt auf den Anruf vorbereitet hat.

Starten wir mit der Vorbereitung des Geschäftsanrufs
  • Als erstes sollten Sie alle Informationen sammeln, die Sie beim Telefonat unterstützen könnten: – Die Telefonnummer und den vollen Namen der Person, die Sie kontaktieren werden – Einen Kalender, Stift und Papier für Notizen – Halten Sie am besten Ihre Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummer ebenfalls bereit.
  • Ganz wichtig: Gehen Sie sicher, dass Sie sich in einer leisen Umgebung befinden. Das heißt: machen Sie Ihre Kollegen darauf aufmerksam, dass Sie einen Anruf ins Ausland tätigen, schalten Sie Radio und/ oder Fernseher sowie sonstige Störgeräusche aus.
  • Definieren Sie ein Ziel für das Telefonat: was möchten Sie erreichen? Halten Sie die Ziele Ihres Telefonats mit Stichpunkten fest. Damit verlieren Sie nicht den Überblick und das Ziel des Gesprächs aus den Augen. Möglicher Weise ist das Ihre einzige Chance Ihr Anliegen Ihrem Gesprächspartner zu übermitteln.

Starten Sie Ihren Geschäftsanruf (am Beispiel Business Englisch) Ein Geschäftsgespräch am Telefon besteht aus drei Stufen: Vorstellung/ Einführung, Hauptteil und einer kurzen Zusammenfassung.

  • Introduce yourself Stellen Sie Ihre Person zu Beginn des Telefonats vor und/ oder erinnern Sie Ihren Gesprächspartner daran, wer Sie sind.
  • Seien Sie freundlich. Bedanken Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner, dass er Ihnen ein paar Minuten seiner Zeit zur Verfügung stellt. (“I want to thank you for taking my call. This will only involve a moment of your time so you can get back to your busy schedule”).
  • Sie sollten sicher gehen, dass Ihr Gesprächspartner für das Telefonat Zeit hat. Falls nicht, vereinbaren Sie einen Termin an dem Sie es erneut versuchen.
  • Machen Sie deutlich, um was es Ihnen geht. Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt. Sie sollten die Konversation nicht in einem bedeutungslosen „Chat“ enden lassen.
  • Es ist wichtig, dass Ihr Gesprächspartner ab und an wiederholt, was Sie gesagt haben. Damit gehen Sie sicher, dass er/sie die Unterhaltung so verstanden hat, wie Sie es beabsichtigt haben.
  • Am Ende des Gesprächs, sollten Sie die Unterhaltung noch einmal zusammenfassen und die eventuell anstehenden Aufgaben und Verantwortungen klären. Beenden Sie das Gespräch, in dem Sie Ihren Gesprächspartner noch einmal für seine Zeit danken. Am besten Sie vereinbaren gleich einen Termin für einen Folgeanruf.

Telefon Redewendungen in Englisch:

Zu Beginn des Telefonats
  • Hello/Good morning/Good afternoon
  • Can I speak to (name), please?
  • May I speak to (name), please?
  • I would like to speak to (name) please.
  • I am trying to contact (name)
  • This is (your name) from (your company’s name) …
  • I am calling on behalf of Mr/Mrs/Ms (name)
  • Can I have extension 629, please? (extension is an internal number at the company)

Beispiel: Hello, this is John Blare from lingoking. Can I speak to Mrs Brighten, please?

Einen Anruf entgegennehmen:
  • (your name) speaking
  • (company name)(your name) speaking
  • (your name) speaking, how can I help you?
  • (company name)(your name) speaking, can I help you?

Beispiel: lingoking John Blare speaking, how can I help you?

Den Anrufer nach weiteren Informationen fragen:
  • Excuse me, who is calling?
  • I am sorry, who is speaking?
  • Where are you calling from?
  • Are you sure you have the right number?
  • Can you please tell me (question)?
Den Anrufer bitten, einen Moment zu warten:
  • Just a moment, please.
  • Could you wait for a moment, please?
  • Could hold on a second, please?
  • Can you hold the line, please?
Eine Verbindung herstellen (z.B. zu einem Kollegen)
  • Thank you for holding.
  • I’ll put you through now.
  • The line is free now. I’ll put you through.
  • I’ll connect you now/I’m connecting you now
Technische Probleme am Telefon
  • The line is very bad. Could you speak up, please?
  • Could you repeat that, please?
  • I’m afraid I can’t hear you.
  • I am sorry, I didn’t catch that. Could you repeat that again, please?
Falsch verbunden
  • I’m afraid we don’t have a Mr/Mrs/Miss (name) here.
  • I’m sorry. There is nobody by that name.
  • I’m sorry. I’m afraid you’ve dialled the wrong number.
  • I’m sorry. I think you’ve got the wrong number.
Falls der gewünschte Gesprächspartner gerade nicht zur Verfügung steht:.
  • I’m afraid (name) is not available at the moment.
  • I’m afraid the line is engaged. Could you call back later?
  • I’m afraid he/she is in a meeting at the moment.
  • Mr (name) isn’t in. (the office)
  • Mrs (name) is out at the moment
  • I’m sorry, Mr/Mrs (name) is out of the office today
Eine Nachricht aufnehmen
  • Would you like to leave a message?
  • Could I take a message?
  • Would like him/her to call you back?
  • Should I tell (name) who is calling?
  • Could you give me your name, please?
  • What is your number, please?
Informationen/ Daten prüfen
  • Could you spell that for me, please?
  • Can I just check that again, please?
  • Could you repeat that, please?
Eine Nachricht hinterlassen
  • Can I leave a message, please?
  • Could you give him/her a message, please?
  • Can you tell him/her that I called?
  • Could you ask him/her to call me back, please?

Dinge die Sie bei einem Geschäftsanruf auf Englisch berücksichtigen sollten:

    • Wichtig ist, dass Sie den richtigen Ton treffen. Wenn Sie zu formell wirken, dann findet es Ihr Gesprächspartner möglicher Weise schwierig mit Ihnen ein Gespräch zu führen. Auf der anderen Seite, sollten Sie nicht den Fehler machen, zu flapsig zu wirken. In der Mitte liegt wie immer die richtige Wahl.
    • Seien Sie freundlich und höflich. Ein zu häufiges „please“ und „thank you“ oder „thanks very much“ gibt es nicht. Jedes Mal wenn Sie nach etwas fragen, Sie etwas erhalten, Hilfe oder Informationen benötigen, sollten Sie sich bedanken. Dabei ist es in Ordnung, ein eher informelles englisch zu nutzen (z.B. okay, bye, no problem etc.) solange Sie dabei in der Unterhaltung freundlich bleiben.
    • Wenn Sie englische Muttersprachler anrufen, finden Sie es möglicher Weise schwierig Sie zu verstehen. Englische Geschäftsleute sprechen häufig ziemlich schnell am Telefon, darum sollten Sie sie bitten ein wenig langsamer zu sprechen: – Wiederholen Sie jede einzelne Information, szum Beispiel name oder Telefonnummer, oder jeder andere Information, solange Ihre Gesprächsperson spricht. Dadurch verlangsamen Sie Ihren Gesprächspartner automatisch. –  Vermeiden Sie es aus Höflichkeit zu behaupten, dass Sie Ihren Gesprächspartner verstanden haben, wenn das nicht der Fall ist. Bitten Sie Ihren Gesprächspartner die Informationen solange zu wiederholen, bis Sie ihn verstanden haben. Sie können Ihren Gesprächspartner auch fragen, ob er den Satz umformulieren kann, zum Beispiel folgender Weise: „I am sorry, do you mean… (what you have understood).

Erinnern Sie sich immer wieder daran, dass es nicht nur wichtig ist, was Sie sagen, sondern wie Sie es sagen. Sie müssen in einer professionellen und freundlichen Weise sprechen. So und jetzt probieren Sie es einfach aus! Machen Sie Ihren ersten Anruf und lernen Sie wie es richtig geht. Und wenn es dann immer noch nicht klappt oder Sie sich unwohl fühlen, dann gibt es ja zum Glück lingoking 😉 Note: If you use the data in this short report, please reference it as www.lingoking.com (2010) You can download the file from here: “How to make a business phone call in English”   Source: Es gibt zahlreiche Websites mit nützlichen Tipps zu diesem Thema: